中心各部室、分中心：

為規(guī)范我市工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易檔案管理，確保交易檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，根據(jù)《廣東省工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子檔案管理辦法》、《關(guān)于印發(fā)<中心檔案管理規(guī)定>(修訂)的通知》等有關(guān)要求，現(xiàn)制定《惠州市公共資源交易中心建設(shè)工程交易檔案管理規(guī)定》并印發(fā)，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

惠州市公共資源交易中心

2024年7月8日

惠州市公共資源交易中心建設(shè)工程

交易檔案管理規(guī)定

第一條 為規(guī)范工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易檔案管理，促進(jìn)招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)信息共享，確保交易檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》、《廣東省工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)電子檔案管理辦法》、《關(guān)于印發(fā)<中心檔案管理規(guī)定>(修訂)的通知》等有關(guān)規(guī)定，參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），結(jié)合工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 按照本規(guī)定進(jìn)行管理的工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易檔案主要用于有關(guān)行政監(jiān)督部門(mén)信息資源共享、依法開(kāi)展招標(biāo)投標(biāo)領(lǐng)域監(jiān)管、行政執(zhí)法、處理投訴舉報(bào)等。任何單位和個(gè)人不得將交易檔案違法用于其他商業(yè)目的。

第三條 工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“交易檔案”）包括紙質(zhì)檔案及電子檔案。

本規(guī)定所稱(chēng)紙質(zhì)檔案是指通過(guò)惠州市公共資源交易中心建設(shè)工程電子交易系統(tǒng)、電子見(jiàn)證系統(tǒng)開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字、圖表及電子文件打印件等紙質(zhì)文件。

本規(guī)定所稱(chēng)電子檔案是指通過(guò)惠州市公共資源交易中心建設(shè)工程電子交易系統(tǒng)、電子見(jiàn)證系統(tǒng)開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等過(guò)程中形成的，具有憑證、查考和保存價(jià)值并應(yīng)歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件，包括電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)過(guò)程信息的集合以及紙質(zhì)文件掃描形成的符合信息技術(shù)安全要求和歸檔格式要求的數(shù)字副本。

本規(guī)定所稱(chēng)電子文件是指電子招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備及信息系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。它可以對(duì)電子文件及電子檔案進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)范的描述，保證電子檔案能夠被準(zhǔn)確理解和有效檢索，支持電子檔案的管理、利用和長(zhǎng)期存取。

除音視頻檔案外，紙質(zhì)交易檔資料案應(yīng)當(dāng)與電子檔案資料一一對(duì)應(yīng)。

第四條 交易檔案應(yīng)規(guī)范、真實(shí)、完整、可靠地反映工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)的全部過(guò)程和內(nèi)容。交易檔案管理遵循招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)和信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)律，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、安全利用的原則，實(shí)行“ 一項(xiàng)一檔”管理。

對(duì)涉及國(guó)家安全、國(guó)家秘 密的文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家信息安全和涉密信息保護(hù)管理規(guī)定。

第五條 交易檔案包括：

(一)項(xiàng)目交易前期資料

1、通用類(lèi)資料(所有行業(yè)項(xiàng)目均需提供)

(1)項(xiàng)目立項(xiàng)文件;

(2)資金證明(財(cái)政撥款、銀行保函或銀行存款余額證明);

(3)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)委托合同或委托書(shū);

(4)建設(shè)單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證或事業(yè)單位法 人證書(shū)及法定代表人身份證;

(5)建設(shè)單位法定代表人委托證明書(shū)及被委托人身份證;

(6)投標(biāo)保證金代收及中標(biāo)通知書(shū)代發(fā)委托書(shū);

(7)公開(kāi)保密審查表;

(8)公平競(jìng)爭(zhēng)審查表；

(9)政府投資計(jì)劃編號(hào)(政府投資項(xiàng)目提供);

(10)招標(biāo)公告(或資格預(yù)審公告);

(11)招標(biāo)文件(或資格預(yù)審文件);

(12)招標(biāo)計(jì)劃；

2、專(zhuān)業(yè)類(lèi)資料(對(duì)應(yīng)不同行業(yè)項(xiàng)目提供不同資料)

(1)房建類(lèi)施工(或)監(jiān)理項(xiàng)目

①不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證;

②建設(shè)用地規(guī)劃許可證;

③建設(shè)工程規(guī)劃許可證;

④施工圖設(shè)計(jì)文件審查批準(zhǔn)書(shū);

⑤工程預(yù)算、標(biāo)底造價(jià)審定書(shū)(政府投資項(xiàng)目提供);

⑥建設(shè)工程造價(jià)管理站標(biāo)底備案表;

⑦《關(guān)于惠州市建設(shè)工程招標(biāo)備案工作的復(fù)函》:

⑧項(xiàng)目其它文件。

(2)市政類(lèi)項(xiàng)目

①建設(shè)用地規(guī)劃許可證;

②建設(shè)工程規(guī)劃許可證;

③施工圖設(shè)計(jì)文件審查批準(zhǔn)書(shū);

④工程預(yù)算、標(biāo)底造價(jià)審定書(shū)(政府投資項(xiàng)目提供);

⑤建設(shè)工程造價(jià)管理站標(biāo)底備案表;

⑥《關(guān)于惠州市建設(shè)工程招標(biāo)備案工作的復(fù)函》;

⑦項(xiàng)目其它文件。

(3)交通類(lèi)項(xiàng)目

①《交通工程招標(biāo)資格預(yù)審文件核備表》、《交通工程招標(biāo)文件核備表》;

②項(xiàng)目其它文件。

(4)其他類(lèi)項(xiàng)目

①行業(yè)主管部門(mén)(公開(kāi)、邀請(qǐng))的《招標(biāo)備案表》;

②項(xiàng)目其它文件。

（二）項(xiàng)目交易后期資料

1、項(xiàng)目答疑、更正文件;

2、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取登記表等相關(guān)資料;

3、招標(biāo)控制價(jià);

4、開(kāi)標(biāo)一覽表;

5、開(kāi)標(biāo)會(huì)簽到表;

6、評(píng)標(biāo)報(bào)告（或資格預(yù)審評(píng)審報(bào)告）;

7、中標(biāo)候選人公示;

8、項(xiàng)目質(zhì)疑投訴及相關(guān)處理文件;

9、中標(biāo)公告;

10、中標(biāo)通知書(shū);

11、招標(biāo)投標(biāo)情況報(bào)告;

12、投標(biāo)文件（或資格預(yù)審文件）；

13、中標(biāo)合同；

14、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)（如有）會(huì)議的錄音錄像；

15、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)（如有）專(zhuān)家評(píng)審界面的錄音錄像；

16、其他應(yīng)當(dāng)記錄的文件。

以上資料如屬于在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中形成的數(shù)據(jù)電文，且按照招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)電子簽名法》和招標(biāo)文件的要求進(jìn)行電子簽名并保存。

第六條 電子檔案管理要求:

（一）儲(chǔ)存要求：

1、存儲(chǔ)電子文件的載體應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類(lèi)別代碼、密級(jí)、保管期限等。

2、電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國(guó)家和廣東省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范:歸檔電子文件中應(yīng)包括《電子文件元數(shù)據(jù)表》(詳見(jiàn)附件3)、電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件及其他說(shuō)明等，并附《歸檔電子文件登記表》(詳見(jiàn)附件4)。

3、加密的電子文件歸檔前應(yīng)做解密處理，明文歸檔。

4、對(duì)未在電子系統(tǒng)中留痕的應(yīng)歸檔的材料，均需通過(guò)人工掃描等方式形成電子檔案(標(biāo)準(zhǔn)PDF格式文件)留存。

5、保管期限屬于“永久”、“長(zhǎng)期”的電子文件，項(xiàng)目發(fā)起方及其委托的代理機(jī)構(gòu)須至少各制作一份該電子文件的紙質(zhì)文本同時(shí)歸檔，并建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)與之對(duì)應(yīng)。

（二）保管要求:

1、歸檔載體應(yīng)做防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

2、歸檔載體應(yīng)直立存放于防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中。

第七條 交易檔案收集移交流程規(guī)定：

（一）部門(mén)設(shè)置兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目紙質(zhì)檔案并編制項(xiàng)目檔案匯總表。

（二）評(píng)標(biāo)工作人員負(fù)責(zé)完成電子檔案整理工作。評(píng)標(biāo)工作人員應(yīng)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行檢測(cè)驗(yàn)收，檢驗(yàn)合格后形成《歸檔電子文件接收檢驗(yàn)登記表》。對(duì)檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回電子文件形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可納入電子檔案管理。電子檔案以刻錄光盤(pán)的形式保存，一式兩份，一份與紙質(zhì)檔案同時(shí)移交中心檔案庫(kù)房封存保管，一套由業(yè)務(wù)部室保管提供利用。

（三）項(xiàng)目紙質(zhì)檔案及電子檔案整理完成后，兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)將其移交至檔案整理單位，由其整理入庫(kù)，期間應(yīng)編制移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。檔案整理單位將檔案整理完成移入檔案庫(kù)后，部門(mén)兼職檔案管理人員應(yīng)再次核對(duì)檔案清單，避免遺漏。

第八條 交易檔案收集移交保管時(shí)間要求：

（一）項(xiàng)目交易歸檔工作應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后30日內(nèi)發(fā)起歸檔操作，按照紙質(zhì)檔案和電子檔案分類(lèi)體系及形成時(shí)間、交易流程環(huán)節(jié)等進(jìn)行整理組成文件存檔資料。

（二）不能通過(guò)電子交易系統(tǒng)自動(dòng)獲取和共享獲取，但屬于電子檔案歸檔范圍的紙質(zhì)文件資料，除按照招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的以外，其他文件資料可分別由相應(yīng)主 體負(fù)責(zé)將加蓋有主要負(fù)責(zé)人或者其授權(quán)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名（簽章）的紙質(zhì)文件資料整理、掃描形成電子文件，于中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后的15個(gè)工作日內(nèi)，提交至項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)交易的招標(biāo)投標(biāo)電子交易平臺(tái)進(jìn)行歸檔，并對(duì)掃描上傳的電子文件的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。

招標(biāo)人與中標(biāo)主 體簽訂的合同文件需自中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出之日起30個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)充歸檔。

（三）音視頻類(lèi)電子檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于2年，其他電子檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于15年，紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存。

第九條 檔案整理單位對(duì)已歸檔的電子檔案每年均應(yīng)進(jìn)行讀取，并對(duì)電子文件讀取有關(guān)的處理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案載體轉(zhuǎn)換工作。對(duì)電子檔案載體應(yīng)定期進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)采取安全有效措施及時(shí)恢復(fù)，確保電子檔案的完整性和安全性。

第十條 按照本規(guī)定管理的電子檔案超過(guò)保管期限需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的，應(yīng)按以下要求進(jìn)行：

（一）電子檔案的銷(xiāo)毀需編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，并報(bào)中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（二）在履行銷(xiāo)毀審批手續(xù)后，非保密電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件，應(yīng)采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

第十一條 本中心人員查閱、調(diào)閱交易檔案，在其職務(wù)范圍內(nèi)的，可由檔案管理人員直接提供，查閱非職務(wù)范圍內(nèi)的檔案，須經(jīng)綜合部同意。

非本中心人員查閱、調(diào)閱檔案，必須持單位介紹信和本人工作證、身份證，按要求進(jìn)行申請(qǐng)登記，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，經(jīng)綜合部同意后，辦理查閱手續(xù)進(jìn)行查閱。

檔案如需進(jìn)行調(diào)閱，調(diào)閱單位需妥善保管調(diào)閱檔案，并按時(shí)將調(diào)閱檔案歸還。

第十二條 本規(guī)定自2024年7月10日起施行，有效期5年。

附件：1.電子文件源數(shù)據(jù)表

2.歸檔電子文件存儲(chǔ)格式

3.電子文件接收檢驗(yàn)登記表