HBGS－2013－85

惠州市住房和城鄉規劃建設局

住房保障檔案管理實施辦法

    第一條　為加快推進我市住房保障檔案管理制度化，規范化和信息化建設，進一步提高住房保障檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《住房保障檔案管理辦法》和《惠州市公共租賃住房建設管理辦法》的規定,結合我市實際，制定本辦法。

    第二條　本辦法所稱住房保障檔案，是指住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

    第三條　住房保障檔案要真實完整記錄住房保障實施情況，根據集中統一管理的原則，確保完整保管、科學整理、有效利用。

    第四條　市住房保障主管部門負責惠城區住房保障檔案管理工作，并對全市住房保障檔案管理工作實行監督和指導；各縣（區）住房保障主管部門負責本行政區域內的住房保障檔案管理工作。

    第五條　市、縣（區）住房保障主管部門應當根據住房保障檔案管理工作情況，在檔案管理職能部門、設施設備、管理經費等方面，滿足檔案管理工作需要。

    （一）市、縣（區）住房保障主管部門應當根據單位住房檔案管理工作實際，明確檔案管理職能部門，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員專業技術職務任職資格評審、崗位聘任等按照有關規定執行；

（二）市、縣（區）住房保障主管部門應配備符合設計規范的專用庫房，配置必要的辦公設備和防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮防、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染等設施設備，確保檔案安全；建立住房保障檔案管理信息系統，配備必要的硬件和軟件設施；

    （三）統籌安排檔案管理經費，確保足額到位，并嚴格按規定用途使用，不得擠占、挪用。

第六條　住房保障檔案管理機構的具體職責:

（一）貫徹執行國家及地方檔案工作的法律、法規和政策；

（二）負責行使本區域住房保障檔案管理工作；

（三）負責制訂本區域住房保障檔案管理的各項規章制度、業務規范和技術標準，并組織實施；

（四）集中統一管理本區域的住房保障檔案。負責住房保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用工作；

（五）負責住房保障檔案的信息化工作，積極維護住房保障檔案管理信息系統正常運行工作；

（六）市住房保障主管部門應定期組織對市、縣（區）住房保障專（兼）職檔案管理工作人員進行培訓和業務交流，逐步提高住房保障檔案管理工作水平。

    第七條　住房保障檔案管理人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務專業知識和技能，具體職責是：

    （一）嚴格執行住房保障檔案管理政策法規和檔案業務技術規范；

    （二）對住房保障檔案材料進行收集、整理、歸檔、保管、利用等；

    （三）按要求參加業務培訓、繼續教育和技能考試，提高業務能力；

（四）維護住房保障檔案信息安全，遵守檔案保密規定，提高檔案管理服務水平。

    第八條　住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。

第九條　住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：

    （一）申請材料。包括住房保障申請審批表、申請人及共同申請人的身份證（復印件）、居民戶口簿（復印件）或居住證（復印件）、婚姻狀況證明（原件或復印件）、家庭特殊情況證明（原件或復印件）、家庭人口變化情況（原件或復印件）、在本市（區）繳納社會保險情況（原件）、勞務合同簽訂情況（復印件）、家庭人口類型證明（原件或復印件）、收入證明（原件或復印件）、住房證明（原件或復印件）、誠信申報記錄等相關材料；

    （二）審核材料。包括申請公共租賃住房家庭收入核定證明、入戶核查表、公示內容及反饋記錄、群眾舉報、來訪記錄等相關材料；

    （三）實施保障材料。包括住房保障輪候記錄、選房確認書、入住通知書、住房租賃合同，住房經購合同、住房租金補貼調整文書等相關材料；

    （四）動態管理材料。根據住房保障對象每3年審核一次（中等偏下和低收入家庭每1年審核一次）結果，對其檔案及時進行調整，包括住房保障對象基本情況和家庭收入、住房狀況、人口變化等審核材料，不良信用記錄和違規行為查處材料，變更和保障對象取消等動態變更材料。

    第十條　住房保障房源檔案指已納入保障性住房管理住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：

    （一）基本情況材料。包括住房來源和權屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；

    （二）使用管理情況材料。包括住房承租人、租賃期限、租金標準、租金收繳，住房經購人、經購價格、產權份額，租售轉換、上市交易，住房入住、退出交接手續等情況記錄材料。

    第十一條　住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以在通信網絡上傳送的具有規范格式的電子數據文件。收集歸檔范圍為：

    （一）紙質檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質檔案的電子化文檔；

（二）住房保障管理信息系統的生成文檔。包括住房保障管理信息系統運行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。

    紙質檔案應當同步建立電子檔案，電子檔案與相應紙質檔案的內容應當保持一致。內容不一致時，以紙質檔案為依據進行認定調整；對紙質檔案材料存有疑義的，由市、縣（區）住房保障主管部門核查鑒定后進行認定調整。

第十二條　住房保障檔案歸檔管理分為:

（一）　住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內完成歸檔；

    （二）　住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業務管理規范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋納入保障性住房管理三個月內完成歸檔；成套房屋應當按套建立檔案，宿舍應當按間建立檔案。

    住房保障對象動態管理材料和房源使用管理情況的動態變更材料應在一個月后歸入原檔。

    第十三條　電子檔案和住房保障文書檔案資料、會計檔案資料及其他具有保存價值的住房保障檔案資料，應當按照相應檔案管理規定定期立卷歸檔，并納入住房保障檔案管理中。

    第十四條　市、縣（區）住房保障檔案管理機構門應主動對歸集的住房保障檔案材料進行查驗，確保其符合住房保障檔案管理要求；定期對已歸檔的住房保障檔案進行檢查，發現住房保障檔案毀損或丟失的按規定采取補救措施。

    對檔案政策法規規定應當立卷歸檔的材料，必須按規定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。

    第十五條　住房保障檔案管理機構應對住房保障檔案進行編目，編制不同種類檔案相互關聯的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統，做好住房保障檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

    第十六條　住房保障檔案管理機構的隸屬關系及檔案管理人員發生變動，應當及時辦理交接手續。

    第十七條　紙質的住房保障對象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。

    第十八條　為有效利用和發揮住房保障檔案功能，及時查閱住房保障相關材料，市、縣（區）住房保障主管部門可以根據本單位實際情況確定住房保障檔案保存單位。

第十九條　市、縣（區）住房保障檔案管理職能部門應當定期開展檔案鑒定銷毀工作。由住房保障檔案管理業務部門等相關人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規定，對住房保障檔案進行鑒定銷毀，銷毀住房保障檔案的目錄應當永久保存。禁止擅自銷毀處理住房保障檔案。

    第二十條　市、縣（區）住房保障主管部門應當依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復核、退出等管理工作服務，為住房管理、使用、維護提供依據，為住房保障管理信息系統建設提供支持。

    第二十一條　市、縣（區）住房保障主管部門應當依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度。規范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權益。

第二十二條　住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個人隱私和商業秘密的，應嚴格執行法律法規的保密規定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布，不得不正當使用，不得損害住房保障對象的合法權益。

    第二十三條　市、縣（區）住房保障主管部門應當切實履行職責，對住房保障檔案管理工作進行監督檢查，對違法違規行為責令限期改正。

    第二十四條　有下列行為之一的，由市、縣（區）住房保障主管部門對責任人員，依照《中華人民共和國公務員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規給予處分；構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任：

（一）無正當理由拒不移交或在規定時間內未按規定移交住房保障檔案的；

（二）無正當理由拒絕接收按規定移交住房保障檔案的；

    （三）涂改、偽造住房保障檔案的；

    （四）擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉讓住房保障檔案的；

    （五）住房保障檔案管理工作人員玩忽職守，造成住房保障檔案損失的；

    （六）其他違反檔案管理法律法規的行為。

    第二十五條　任何單位和個人有權對違反本辦法規定的行為進行檢舉和控告，有關部門應當依照職責及時核查處理。

    第二十六條　市政府將住房保障檔案管理工作納入年度住房保障管理考核中。對在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績的單位和個人，按照有關規定給予表彰獎勵。

    第二十七條　市、縣（區）可以參照本辦法建立棚戶區改造安置對象的相關檔案。

第二十八條　縣（區）可以根據本辦法，并結合當地實際，制定具體實施辦法。

第二十九條　本辦法自發布之日起實施，有效期5年。